La Consultoría de Movilidad en un entorno dinámico

La Consultoría de Movilidad en un entorno dinámico

Las consultorías de Movilidad están en auge debido a muchos factores, concienciación corporativa, marcos regulatorios dispersos y dinámicos, evolución de las opciones de movilidad, nuevos actores, nuevas soluciones, en definitiva, la rapidez de los cambios (operativos, técnicos y sociales) hacen que las distintas soluciones a las necesidades de movilidad de las organizaciones deban estar en constante revisión y adaptación. Además, la tendencia es aproximarse a la movilidad en el sentido amplio del término, cada día más ya no sólo afecta a la flota corporativa (sea operativa, dirección, técnica, etc.) sino también a la movilidad total de los empleados, tanto si disponen de coche de compañía como si no. Por ello vamos a destacar dos tipos de consultoría, la que se focaliza en la flota corporativa (todos aquellos vehículos a nombre de la empresa en cualquier modalidad de adquisición) y la que se focaliza en la movilidad no adscrita a la flota de compañía, es decir, la de los empleados sin coche de compañía. Todavía hoy la mayoría de empresas se ciñen a la primera pero es cierto que cada vez más las empresas buscan soluciones que engloben todas sus necesidades de movilidad, incluyendo la básica del desplazamiento al y del puesto de trabajo.

Como decíamos, hoy por hoy la consultoría más demandada a Planet-A es la relativa a la Flota Corporativa al estar bajo la responsabilidad directa de la empresa. Esta es la que nosotros denominamos como consultoría de movilidad y se centra únicamente en este tipo de vehículos y su problemática. En estos tiempos en los que disponemos de más datos de los que realmente podemos analizar se da por hecho que es tarea fácil y rápida el determinar el nivel de eficiencia de una flota corporativa y por ende de la eficacia de los procesos de movilidad. Sin embargo esto no es del todo cierto cuando sabemos que al fin y al cabo, los datos, no son más que un conjunto de información sin sentido hasta que no los recogemos, procesamos e interpretamos. Y aquí es dónde empiezan las primeras dificultades ante la avalancha de información disponible y las dificultades para ordenarla de manera que podamos en todo momento interpretar adecuadamente el comportamiento de nuestra flota, la efectividad de nuestros procedimientos, el grado de cumplimiento de nuestros acuerdos con terceros, nuestro posicionamiento frente a flotas similares, la idoneidad de nuestros objetivos y la sostenibilidad de nuestro modelo ante el siempre evolutivo entorno.

Aquí es donde una consultoría de movilidad cobra todo su sentido y nos permitirá, mediante una metodología muy similar a una auditoría, obtener una foto fidedigna de nuestra situación actual frente a los objetivos internos, la idoneidad de nuestros procedimientos, el grado de cumplimiento de los mismos tanto a nivel interno como externo, nuestro posicionamiento frente a nuestros competidores, la calidad de nuestros sistemas de información, etc. Todo ello nos llevará a la identificación de áreas de mejora y a la implementación de medidas concretas tendentes a maximizar la eficiencia de nuestra política global de gestión de flota incidiendo en la productividad interna y externa y por tanto en la obtención de significativos ahorros al tiempo que mejoramos la calidad del servicio.

Como ya comenté, la metodología de trabajo sigue unos parámetros muy similares a los de una auditoría pero con el foco dirigido a la evaluación y mejora en lugar de únicamente al grado de cumplimiento.

Una consultoría de movilidad incluirá un riguroso análisis de al menos estos apartados:

  • Análisis de los objetivos internos para la Gestión de Flota, cualitativos y económicos
  • Estructura organizativa y flujos de información interna
  • Sistema de reporting
  • Análisis de la Car Policy y los procedimientos
  • Análisis de Flota, uso, idoneidad y gestión operativa de la misma
  • Análisis de servicios contratados y su uso
  • Análisis de acuerdos con terceros (Rentings / Leasing / Aseguradoras / Petroleras / RAC / Etc.)
  • Análisis de competitividad frente al sector específico y mercado en general

El análisis y las soluciones se centran el lo que podemos llamar los 4 grandes bloques de la movilidad:

  • Bloque de Selección (Metodología de adquisición, método de gestión, tipología de vehículos, plazos y reglas de utilización, etc.)
  • Bloque Operativo (Día a día de la flota, mantenimiento, reparaciones, combustible, reajustes, cancelaciones, siniestros, etc.)
  • Bloque de Soporte (Actores internos, proveedores, información, análisis, reporting, etc.)
  • Bloque Comparativo (Nosotros / Sector / Mercado)

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El primer Bloque nos permitirá hacer un análisis exhaustivo, y siempre con espíritu inconformista, de la solución actual y la verificación de su vigencia frente a los objetivos globales de la empresa, su adaptación a la realidad actual y una comparativa frente a las soluciones existentes en el mercado, tanto a nivel sectorial como general.

El segundo Bloque nos llevará a la verificación de todos los parámetros clave que determinan la eficiencia de nuestras políticas de movilidad. El comportamiento de la flota, la disponibilidad de la misma, las incidencias y los parámetros de resolución, la facilidad de control, la flexibilidad, la pro-actividad interna y externa, la siniestralidad y nuestras políticas, los costes atípicos, el control y cumplimiento de las condiciones comerciales, y al igual que en todos los apartados, el análisis comparativo tanto sectorial como general.

El tercer Bloque se centrará en la verificación de todos aquellos apartados que deben permitirnos cumplir con los objetivos (la estrategia de movilidad fundamentada en el Bloque Selección y la realidad del día a día fundamentada en el Bloque Operativo) que nos habíamos marcado como organización. Aquí nos centraremos en analizar las relaciones internas en base a las necesidades operativas de los distintos departamentos, los flujos de información y la frecuencia de los mismos, los proveedores, su nivel de servicio frente a lo acordado, su capacidad resolutiva, la facilidad de trabajo con cada uno de ellos, la idoneidad de los datos/indicadores para los fines perseguidos, los sistemas de reporting estándar y ad hoc, etc.

Y por último el cuarto Bloque que se centra en el famoso "benchmarking" o comparativa. ¿Cómo nos comportamos frente a nuestra competencia? ¿Y frente al mercado en general?, ¿Nuestros acuerdos son competitivos?, ¿Nuestras políticas son las adecuadas?, ¿Nuestra siniestralidad está en línea con nuestra actividad, nuestros competidores, el mercado?, etc. El apartado comparativa o “benchmark” es fundamental ya que nos permitirá obtener una foto no sólo de nuestra empresa y sus prácticas si no que nos permitirá saber cual es nuestro posicionamiento en nuestro sector de actividad, frente al mercado y al marco regulatorio.

Una vez completados los trabajos de la consultoría de movilidad en los cuatro bloques descritos, dispondremos de toda la información necesaria para elaborar el Documento de conclusiones que constará de los siguientes apartados:

  • Situación actual
  • Análisis de proveedores y acuerdos comerciales
  • Análisis de comparativa (benchmark)
  • Áreas de mejora
  • Propuestas detalladas para implementación de soluciones/mejoras y análisis económico de las mismas

Como cualquier actividad empresarial, para el éxito de la misma es imprescindible que este ejercicio sea asumido como propio por todas las personas que vayan a participar, en mayor o menor grado, en el mismo. Por ello esto no debe percibirse como un examen externo sobre la labor interna de los responsables, debe percibirse como lo que es, un análisis exhaustivo de la Gestión de Flota en su acepción más amplia para garantizar la alineación de los procedimientos y prácticas operativas a los objetivos de la empresa.

Al final del proceso obtendremos un conjunto de recomendaciones y medidas específicas que, una vez implementadas, nos llevará a obtener:

  • Alineación de la Política de Flotas a los objetivos corporativos
  • Adecuación de la Política de Flotas a la realidad sectorial, de mercado y regulatoria
  • Proveedores adecuados a nuestras necesidades operativas y de servicio
  • Disponibilidad de la información “necesaria y útil”
  • Facilidad de control
  • Ahorro de costes (contratación / gestión / productividad / cumplimiento / etc.)

En cuanto a la consultoría de movilidad total o lo que en Planet-A denominamos Consultoría de Movilidad para Empleados sin coche de compañía y que viene a ser un PMES (Plan de Movilidad de Empresa Sostenible), sus objetivos van más enfocados a garantizar un mayor bienestar de los empleados (menores tiempos de desplazamiento, ahorros económicos sobre situación actual, mejora de los parámetros medioambientales corporativos, incremento del bienestar social y por lo tanto, mejora en los ratios productivos, mejora en los ratios de fidelización de empleados, etc.) y la sostenibilidad de las necesidades de movilidad.

Aquí, y dado que los desplazamientos a y desde el centro de trabajo caen en el ámbito individual, existen una serie de variables que deben ser tenidas en cuenta si queremos que los resultados sean satisfactorios:

  • Transparencia en la comunicación a los empleados
  • Claridad de los objetivos que se persiguen
  • Carácter voluntario
  • Disposición al cambio por parte de la empresa y los empleados

La participación activa del colectivo a analizar será fundamental para la recogida de datos, horas, lugares, métodos de transporte, etc. Y que a pesar de no ser una carga de trabajo para los participantes, sí requiere de su participación activa para la recogida de los datos que luego serán objeto de un exhaustivo análisis y que permitirá la realización de mapeos, etc. para poder elaborar propuestas de racionalización.

Las soluciones que se aportarán serán diversas y en función del análisis detallado de los mapeos de rutas, horarios, tiempos de intervalo, etc. pero pueden incluir:

  • Soluciones de transporte colectivo
  • Soluciones de transporte colectivo corporativo
  • Car-sharing
  • Car-pooling
  • Tarjetas de transporte intermodal
  • Soluciones de transporte alternativo
  • Flexibilización de horarios a.m. y p.m.
  • Teletrabajo
  • Alianzas para la movilidad

Las propuestas finales siempre irán acompañadas de una memoria económica que permita visualizar de forma clara y objetiva las mejoras frente a la situación actual, las medidas detalladas para la implementación de las soluciones aportadas y el método para un correcto seguimiento de la evolución, análisis y control de todas las acciones implementadas.

Para concluir, podemos resaltar que en cualquiera de las modalidades de consultoría de movilidad, los beneficios para la empresa son múltiples y visibles desde la misma implementación y recurrentes en el tiempo. Por el contrario, la inversión es mínima y no recurrente.

En cualquiera de las dos opciones que hemos descrito (Consultoría de Movilidad Flota Corporativa o Consultoría de Movilidad para Empleados sin coche de compañía), algunos de estos beneficios son:

  • Ahorro de costes en una horquilla del 15% al 25%
  • Revisión y actualización de procedimientos
  • Adaptación a los cambios regulatorios y de mercado
  • Optimización & Control de proveedores
  • Control de precios
  • Análisis de posicionamiento sectorial y de mercado
  • Incremento de la productividad
  • Mayor fidelización de empleados
  • Imagen corporativa
  • Responsabilidad social